|
Obchodovanie s SWS Distribution a.s. SWS Distribution a.s. je veľkoobchod so softwarom, hardwarom a foto-technikou. Z tohto titulu je naša spoločnosť zameraná na dealerov z oblasti informačných technológií a foto-videa. Podmienkou toho, aby ste sa mohli stať dealerom SWS Distribution a.s. nie je len samotný fakt, že máte uvedený v živnostenskom liste nákup a predaj tovaru v rámci voľnej živnosti. V našej firme sa pri registrácii nových dealerov prihliada aj na to, aké ďalšie činnosti sú uvedené v ŽL - predaj softwaru, poradenstvo v oblasti výpočtovej techniky, servis výpočtovej techniky a pod. Ďalšími ukazovateľmi sú i názov firmy, tvar emailovej adresy (firemná doména), obsah web stránky a pod., ktoré nám môžu pomôcť v preverovaní zamerania novo-registrovaného dealera.
Registrácia Uprednostňujeme registráciu prostredníctvom registračného formuláru na stránke Terminal SWS. Vypísané údaje sa priamo zapisujú do nášho informačného systému, čo urýchľuje proces založenia firmy v systéme. Tak, ako si uvediete firemné údaje vo formulári, tak sa budú údaje uvádzať na faktúrach a ostatných dokladoch. Po vypísaní registračného formuláru vám vytvorí systém automaticky logovacie údaje. Keďže však tieto údaje musia prejsť preverením z našej strany, prostredníctvom logovacích údajov budete môcť prezerať určitý čas len koncové ceny. Môžete však urobiť objednávku a v prípade potvrdenia dealerskej kategórie bude objednávka vyfakturovaná už za dealerské ceny. Až potom, keď zistíme, že vaša firma je naozaj dealerom z oblasti IT a foto-videa, bude vašej firme sprístupnený pohľad na dealerské ceny. Čiže logovacie údaje vám zostávajú, zmení sa len cenová kategória. Po kladnej registrácii vám zašleme krátky mail. V prípade, že budeme mať pochybnosti nad tým, či ste firma oprávnená získať dealerské ceny, budeme vás kontaktovať ohľadne ďalších informácií. Tej osobe, ktorá bude uvedená pri registrácii firmy, budú zaslané logovacie údaje, ktoré umožnia priamo cez web vytvoriť logovacie údaje pre ďalšie kontaktné osoby vo firme. Postup vytvárania logovacích údajov vašich kolegov nájdete pri Správe firemných kontaktov. Firmy sa môžu rozhodnúť, komu pridelia možnosť objednávať (privilegované osoby) a kto bude len prezerať ceny na webe bez možnosti objednať tovar (neprivilegované osoby). Všetky osoby, ktoré budú mať prístup cez vlastné meno a heslo na Terminal SWS budú môcť prezerať všetky objednávky, faktúry, reklamácie a iné údaje o vašej firme, preto by mali mať prístup len dôveryhodné osoby a už vôbec nie ľudia mimo vašej firmy. Ak má vaša spoločnosť pobočky v rôznych mestách, a tieto pobočky si samostatne nakupujú tovar, zaregistrujte každú pobočku zvlášť. Týmto zabezpečíme, že sa budú pri každej pobočke viesť oddelene kontaktné osoby, objednávky, faktúry, reklamácie a pod. Každý obchodník resp. zamestnanec má svoj vlastný prístup, preto sa nesnažte vytvárať všeobecný prístup pre všetkých zamestnancov pod jedným menom a heslom. Takéto vytvorené prístupy bez uvedenia mena kontaktnej osoby budú z našej strany zrušené.
Duplicitné IČO Ak vypíše registračný formulár firma, ktorá už pod týmto IČOm figuruje v našom systéme, nedôjde k duplicitnému zavedeniu firmy. Osoba, ktorá vypísala registračný formulár obdrží hlášku o duplicitnom IČO. Následne obchodné oddelenie dostane mail s vypísanými údajmi na sales@swsd.sk. Ak došlo medzičasom k zmene firemných údajov, obchodné oddelenie tieto zmeny vykoná v systéme a osobe, ktorá formulár vypísala zašle mailom logovacie údaje do Terminalu SWS.
Žiadosť o zaslanie nového hesla Ak ste zabudli vaše heslo na Terminal SWS, vypíšte formulár so Žiadosťou o zaslanie nového hesla. Vypíšte všetky požadované údaje, aby sme mohli preveriť, že o heslo žiada naozaj osoba z konkrétnej firmy.
Prístup k cenníkom Ku všetkým cenám má dealer prístup priamo na on-line obchode Terminal SWS. Zasielanie cenníkov e-mailovou formou už neposkytujeme, cenníky na stiahnutie vo formáte XLS nájdete na stránke Cenníky na stiahnutie, kde nájdete okrem KOMPLET cenníka aj jednotlivé cenníky výrobcov alebo jednotlivé cenníky podľa kategórií produktov.. Pri registrácii si môžete zvoliť, či máte záujem o zasielanie cenníkov a obchodných mailingov cez mail. V prípade tejto voľby zasielame len obchodné informácie, bez pripojeného cenníku, veľkosť mailu je cca 100kB, zároveň táto skupina zákazníkov dostáva mailom rôzne špeciálne mailingy a pozvánky zasielané mimo cenníkov).
Objednávanie Objednať tovar môžete: - cez Terminal SWS (vidíte stav skladu, máte okamžitý prehľad o možnosti vykryť dodávku konkrétneho tovaru, objednávka je okamžite potvrdená a zaslaná na váš email a na email obchodného oddelenia sales@swsd.sk a je okamžite spracovávaná. Stav vybavenia objednávky môžete sledovať opäť cez Terminal SWS, kde vidíte, či je pre vás tovar blokovaný a tým pádom viete, že je možné ho vyzdvihnúť alebo zaslať k vám). Už priamo v potvrdení objednávky je v zátvorke pri produkte uvedený počet blokovaných produktov, takže viete okamžite zistiť v akom rozsahu je daná objednávka vykrytá tovarom na sklade.
Fakturácia, platobné podmienky Bežná splatnosť pri faktúre je 7 dní. Pri významných partneroch sa vieme dohodnúť aj na 14 dňovej splatnosti, prípadne poskytnúť dlhšiu splatnosť do 30 dní v prípade špeciálnych dodávok. V prípade, že ste doteraz s SWS Distribution a.s. neobchodovali, prvé odbery sú na proforma faktúru, dobierku alebo na hotovosť (cez registračnú pokladnicu). Zálohové platby (resp. platbu cez registračnú pokladnicu) môžeme požadovať aj od už zavedených partnerov a to v týchto prípadoch: - neplatili v minulosti načas faktúry a preto sme
ich kvôli zlej platobnej disciplíne preradili do skupiny Predplatba, Ak nebudú počas obchodovania žiadne dlhšie odmlky a platby za faktúry chodia načas, budete v skupine zákazníkov, ktorí nakupujú celé roky na faktúru. Keď uhradíte proforma faktúru, je nutné, aby ste nám to oznámili mailom alebo zafaxovaním prevodného príkazu. V opačnom prípade sa bude čakať až na zaúčtovanie úhrady účtovníčkou, ktorá oznámi obchodnému oddeleniu, že konkrétna proforma faktúra bola uhradená a môže byť vystavená ostrá faktúra a zaslaný tovar. Ak ste uhradili proformu prostredníctvom Tatrabanky a informujete nás o tom včas, odíde k vám tovar ešte v deň vystavenia a zaplatenia proformy. V prípade prevodného príkazu z inej banky ako Tatrabanky treba zafaxovať taký prevodný príkaz, z ktorého bude zrejmé, že už platba prebehla (výpis z telebankingu o spracovaní platby, nie o prijatí príkazu). Príkazy, ktoré sú opečiatkované bankou, že boli prijaté, nie sú pre nás dostatočným dôkazom, že platba prebehne resp. že na účte, ktorého sa prevod týka, naozaj sú peniaze k prevodu. Preto v týchto prípadoch čakáme na pripísanie sumy na účet (zvyčajne na nasledujúci prac. deň). Odporúčame preto vložiť peniaze v hotovosti na náš účet v Tatrabanke, urýchlite tým výrazne zaslanie resp. vydanie tovaru. Ak máte nastavenú platbu vopred a objednali ste tovar, ktorý na sklade nie je a bude len objednaný na sklad, proforma faktúra vám bude vystavená až vtedy, kedy budeme mať informácie, že je tovar na ceste k nám, prípadne prišiel práve na sklad. Tým pádom sa nemôže stať, že vyberieme zálohu niekoľko týždňov pred reálnym dodaním tovaru. Vyvarujeme sa tým aj kurzovým rizikám, ktoré by mohli nastať v prípade veľkých zmien v kurze medzi dňom objednávky a dňom fakturácie. Proforma musí byť uhradená do 7 dní, v opačnom prípade hrozí prepočítanie cien v prípade zvýšeného kurzu.
Doprava je zadarmo v prípade faktúry nad 200€ (6.025,20 Sk) bez DPH pri službe UPS (mimo Bratislavy) a rovnako 200€ (6.025,20 Sk) bez DPH pri dovoze v Bratislave. Ak máte nižšiu sumu faktúry, zaúčtujeme vám na faktúre poplatok za dopravu vo výške 5€ (150,63 Sk) bez DPH. Netýka sa to osobného odberu, nemáme žiadny príplatok za nízku sumu faktúry. Doprava bratislavským zákazníkom - spravidla platí osobný odber ak nie je dohodnuté so zákazníkom inak. Ohľadne poplatku za dopravu platí pravidlo faktúry do/nad 200€ bez DPH. Ak si želáte doručiť tovar na vašu adresu v Bratislave, musíte o to požiadať pri objednaní, inak budeme čakať na vaše vyzdvihnutie. V prípade, že zvolíte pri objednaní dopravu do vašej firmy, tovar vám zašleme kuriérom alebo vám ho dovezie náš vodič. Samozrejme pri požiadavke na dodávku do firmy musíte zabezpečiť prevzatie tovaru. Ak v čase doručenia nebude nikto vo firme, poplatok za opätovné doručenie je vo vašej réžii. Doprava mimobratislavským zákazníkom - naša firma používa služby firmy UPS. Ak teda príde objednávka od mimobratislavskej firmy a tovar je skladom, ak nedostaneme od vás iné inštrukcie, ešte v ten deň vám zašleme tovar prostredníctvom UPS. Ak chcete dodať všetko naraz, čiže nie len časť objednávky, opäť to musíte uviesť v objednávke, inak vám bude tovar zasielaný postupne podľa toho, aká bude jeho disponibilita na sklade. Zopár inštrukcií pri UPS doprave: UPS odváža zásielky z našej firmy v pracovných dňoch v čase 17-18h. UPS je povinná uskutočniť prvé doručenie do 24 hodín od vyzdvihnutia v SWS (cez pracovné dni). Podľa toho, či sa firma nachádza v meste, v ktorom je servisné stredisko, závisí doba doručenia do vašej firmy. UPS má servisné strediská v 24 mestách na Slovensku.
Bratislava,
Banská Bystrica, Bardejov, Dunajská Streda, Humenné, Komárno, Košice,
Liptovský Mikuláš, Lučenec, Martin, Michalovce,
Nitra, Poprad,
Prešov, Prievidza, Rožňava, Ružomberok, Spišská Nová Ves, Stará Ľubovňa,
Svidník, Trebišov, Trenčín, Trnava, Žilina
Len pri doručení do týchto miest je možné zvoliť špeciálne príplatkové služby: - doručenie do 12:00 u zákazníka deň po
vyzdvihnutí v SWS (príplatok 2,50€ k základnému poplatku, hradí zákazník), V ostatných mestách Slovenska je možné zvoliť len štandardnú službu UPS Expres s dodaním do 24hodín. Bežne je tovar doručený v rámci tejto služby cca do 14hod. deň po vyzdvihnutí zásielky v SWS. V rámci služby UPS Expres sa základný poplatok 5€ týka zásielky s celkovou hmotnosťou 30kg, pričom takáto zásielka môže mať aj viacero balíkov na tú istú adresu. Maximálna hmotnosť jedného UPS balíku je 70kg. Navýšenie oproti štandardnej zásielke vyúčtujeme zákazníkovi ako príplatok k faktúre za nadmernú hmotnosť. Poplatok sa počíta nasledovne: (0,33€/kg + 3,50€) x 0,75. Pri 50kg televízore by UPS doprava vyšla na 15,00€. Z tejto sumy by SWS odpočítala v prípade faktúry nad 200€ bez DPH poplatok 5€, čiže zákazník by si priplatil 10,00€ za dopravu. V prípade, že vo vašej firme kuriér nikoho nezastihne, zanechá na mieste lístok s číslom svojho mobilného telefónu. Ak sa neskontaktujete s UPS a nedohodnete si iné miesto a čas dodania zásielky, druhé dodanie do vašej firmy nasleduje druhý pracovný deň po vyzdvihnutí z SWS - na tú istú adresu ako v prvý deň dodania. Po druhom neúspešnom dodaní zostane príslušná zásielka niekoľko dní na stredisku UPS a po 2 týždňoch je zaslaná späť do SWS Distribution a.s. V prípade, že budete vedieť, že k vám bola vyslaná zásielka a zásielka k vám napriek tomu nedorazila, kontaktujte priamo servisné stredisko a informujte sa o dôvodoch zdržania zásielky. Číslo zásielky vám bude zaslané v informačnom maile Backlog alebo vám ho oznámia naši pracovníci obchodného oddelenia. Prostredníctvom tohto čísla môžete na stránke www.ups.sk vytrekovať svoju zásielku a zistiť, kde sa práve nachádza. Doručovanie nadmerných, paletových zásielok Veľké zásielky, typicky objemné kopírky a multifunkčné zariadenia, tovar balený na paletách nezasielame kuriérskou službou UPS, ale iným dopravcom. V tomto prípade je účtovaný poplatok 20 EUR bez DPH za každú dodaciu adresu.
Prehľad o vybavení vašej objednávky Prostredníctvom Terminalu SWS môžete sledovať stav vybavenia jednotlivých objednávok. Podľa vysvetliviek na webe môžete zistiť, či vami objednaný tovar je na sklade blokovaný (je rezervovaný na vašu firmu), či bol už vyfakturovaný (tovar sa nachádza na pripravenej faktúre) a či bol už vyexpedovaný (v tomto prípade bol už potvrdený dodací list, čiže tovar bol vyzdvihnutý dopravnou firmou). Ak dostávate cenník, prípadne ste požiadali o samostatné zasielanie Backlogu, budete informovaní o stave vašich objednávok aj mailom formou textového súboru Backlog. Tento súbor je generovaný každý pracovný deň o 22:00 a zaslaný e-mailom na vašu firmu v prípade zmien v stave vašich vykrytých či nevykrytých objednávok. Mimobratislavské firmy sa v rámci tohto súboru dozvedia číslo UPS zásielok a zoznam tovaru, ktorý im bol v daný deň zaslaný. Okrem iného súbor obsahuje aj zoznam nezaplatených faktúr s upozornením na faktúry po splatnosti.
Prehľad faktúr a platobnej disciplíny Po zalogovaní na Terminale SWS môže každý obchodník prezerať štatistiku svojej firmy ohľadne faktúr - celkový obrat a sumy faktúr v splatnosti a po splatnosti. Podľa doterajších skúseností vieme, že obchodníci nemajú častokrát žiadny prístup k informáciám o platbách za tovar, ktorý objednávajú v SWS. Prostredníctvom Terminalu SWS si tak môžu kontrolovať situáciu a predchádzať tzv. STOP stavom, kedy prestaneme vydávať nový tovar pokiaľ sa neuhradia faktúry po splatnosti. Údaje o nezaplatených faktúrach obsahuje aj textový súbor Backlog, ktorý je zasielaný zákazníkom mailom.
Vrátenie tovaru Ak došlo k neuskutočneniu obchodu a dealer má záujem tovar vrátiť, je to možné len po predošlom súhlase distribútora a len v týchto prípadoch:
|